Excelで作成した住所録を手紙や封筒に埋め込んで印刷するのが「差し込み印刷」であるが、去年の講習会で、「ラベルにずれて印刷して来たのを封筒に貼る作業」で発狂しそうになったので俺がやるからほっといてくれ、と啖呵を切って「角二号」の封筒を貰ってきた。方法＠Office2007は以下の通り。
- Excelには、一行目はタイトルで二行目から横に、住所、名前、郵便番号、etc.と並べて置く。
- ともかく横並びに入れて置けば形式や順番はどうでも良い。
- Wordで「差し込み文書」−「宛先の印刷」−「既存のリストを使用」で選択ダイアログが開くので前項のExcelファイルを選び、シートを選択
- シートの名前しか出て来ないので覚えて置く
- Wordで「ページレイアウト」−「サイズ」で封筒の大きさを選択して置く。
- Wordで、改行とスペース等で、住所を印字したいところまでカーソルを持って行く
- Wordで「差し込み文書」−「差し込みフィールドの挿入」で、各項目を適当な位置に挿入し、敬称や〒マークなどを書く
- Wordで「差し込み文書」−「結果のプレビュー」で確認する
- 既にチェックしてあればフィールドを挿入した段階で即座にプレビューされる
- Wordで「差し込み文書」−「差し込みフィールドの強調表示」をOFFにする
- これが非常に大事。強調表示したままだと印刷まで黒くなる！全体、どういう仕様だろう！、まあMicrosoftらしいが。
これで何とか三十件程度無事に印刷出来た。裏面に返信先を印刷した。「◯×講習会案内書在中」とか表書きに入れた方が良いかとも思ったけど、頼まれていないので止めた。何しろこの会が非常にエライと思っている人たちだからなぁ、、、。
